3 เทคนิค ช่วย HR จ่ายเงินเดือนให้เร็วขึ้นแบบไม่พลาด

ฮิวแมนซอฟท์ x MarketThink 

เข้าช่วงทำเงินเดือนทีไร HR ต้องเตรียมวุ่นกับขั้นตอนการทำเงินเดือนอันแสนยุ่งยาก ซับซ้อน จนทำให้ปวดหัวทุกที ถึงเวลาแล้วที่ต้องหยุดวงจรการทำเงินเดือนแบบเดิม ๆ ด้วย 3 เทคนิคการทำเงินเดือนให้ไว แม่นยำ ไม่มีสะดุด ช่วยให้ช่วงเวลาการทำเงินเดือนของคุณกลายเป็นเรื่องง่ายในพริบตา

ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนพนักงานในแต่ละเดือน มีอะไรบ้าง?

การจ่ายเงินเดือนพนักงาน เป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญที่ทุกองค์กรต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องและเป็นระบบ เพราะไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับความพึงพอใจของพนักงาน แต่ยังเชื่อมโยงกับกฎหมายแรงงาน การเงิน และความโปร่งใสในการบริหารองค์กร เพื่อให้การจ่ายเงินเดือนเป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และตรงเวลา องค์กรควรปฏิบัติตามขั้นตอนหลักต่อไปนี้ในแต่ละเดือน

- รวบรวมรายงานการเข้าทำงานของพนักงาน: ขั้นตอนแรกเริ่มจากการเก็บข้อมูลการเข้าทำงานของพนักงานในแต่ละวัน โดยข้อมูลนี้อาจมาจากระบบลงเวลา (Time Attendance)  ซึ่งจะระบุเวลาทำงาน ข้อมูลการขาด ลา มาสาย และเวลาทำงานล่วงเวลา (OT) การรวบรวมข้อมูลเหล่านี้อย่างถูกต้องและครบถ้วน ส่งผลโดยตรงต่อการคำนวณค่าจ้าง และช่วยให้การจ่ายเงินเดือนเป็นธรรมตามจริง

- รวบรวมเอกสารรายรับรายจ่ายของพนักงาน: ในแต่ละเดือนอาจมีพนักงานที่ยื่นเบิกค่าเดินทาง ค่าที่พัก หรือสวัสดิการอื่น ๆ ตามสิทธิ์ที่องค์กรกำหนด ดังนั้น เมื่อถึงช่วงสิ้นเดือน องค์กรจะต้องรวบรวมหลักฐานต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการเบิกจ่ายที่เกี่ยวข้องกับสวัสดิการ เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้ไปคำนวณรวมกับการจ่ายเงินเดือนรอบถัดไป 

- คำนวณเงินเดือนให้พนักงาน: ขั้นตอนถัดไป คือการคำนวณเงินเดือนพนักงาน โดยต้องรวมรายได้ประจำ เช่น เงินเดือนพื้นฐาน ค่าล่วงเวลาการทำงาน และอื่น ๆ  ทั้งหมดนี้ต้องคำนวณอย่างละเอียดเพื่อให้ยอดเงินสุทธิที่พนักงานจะได้รับถูกต้องที่สุด

- จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน: เมื่อคำนวณเสร็จและตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ต่อมาคือการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน ซึ่งแต่ละองค์กรก็มีวิธีการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับนโยบายและความสะดวกของแต่ละองค์กร บางองค์กรอาจจ่ายเงินเดือนให้พนักงานด้วยวิธีการจ่ายเป็นเงินสดให้พนักงานโดยตรง หรือบางองค์กรก็ใช้วิธีการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานด้วยการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร

- ยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (ภงด.1): หลังจากจ่ายเงินเดือนเรียบร้อย องค์กรมีหน้าที่ต้องยื่นภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายต่อกรมสรรพากร โดยจัดทำแบบ ภงด.1 ประจำเดือน พร้อมแนบรายชื่อและยอดเงินที่หักจากพนักงานแต่ละราย การยื่นภาษีต้องทำภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (หรือภายในวันที่ 15 หากยื่นผ่านระบบออนไลน์) หากยื่นล่าช้า หรือไม่ครบถ้วน องค์กรอาจถูกปรับหรือเรียกเก็บภาษีย้อนหลังได้

- ยื่นประกันสังคม (สปส.1-10): สุดท้าย องค์กรต้องดำเนินการยื่นแบบ สปส.1-10 ซึ่งเป็นแบบแจ้งการนำส่งเงินสมทบประกันสังคม โดยต้องระบุเงินเดือนที่ใช้คำนวณ เงินสมทบที่นายจ้างและลูกจ้างจ่าย รวมถึงรายละเอียดของพนักงานแต่ละราย การยื่นแบบนี้ต้องทำภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป และต้องแนบหลักฐานการโอนเงินสมทบเพื่อให้ครบถ้วนตามข้อกำหนดของสำนักงานประกันสังคม

3 เทคนิคจ่ายเงินเดือนให้เร็วขึ้นแบบไม่พลาด

จะดีกว่าไหม? ถ้าขั้นตอนการทำเงินเดือนที่เคยยุ่งยาก กลายเป็นเรื่องง่ายและใช้เวลาน้อยลง ลองใช้ 3 เทคนิคนี้ เพื่อเปลี่ยนระบบ Payroll ให้แม่นยำและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

1. ใช้ Template หรือ Workflow ที่ชัดเจน

การจัดการงาน HR โดยเฉพาะการทำเงินเดือน จะง่ายและรวดเร็วขึ้น หากองค์กรมีการใช้ Template มาตรฐานและกำหนด Workflow การทำงานที่ชัดเจนในแต่ละขั้นตอน เช่น แบบฟอร์มแจ้งเข้า - ออกงาน, ใบลา, รายงานโอที หรือแบบฟอร์มหักเงิน ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้พนักงานและหัวหน้างาน สามารถกรอกและส่งข้อมูลเข้ามาได้อย่างถูกต้อง ไม่ตกหล่น และง่ายต่อการประมวลผลในรอบเงินเดือนนั้น ๆ

นอกจากนี้ การวางแผนจัดทำปฏิทินงาน HR ล่วงหน้า จะเป็นตัวกำหนดวันสำคัญต่าง ๆ เช่น วันปิดรอบโอที, วันส่งข้อมูลหักเงิน, วันคำนวณเงินเดือน และวันจ่ายเงินเดือน ปฏิทินนี้จะช่วยให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องรู้หน้าที่และดำเนินการตามกำหนดเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ Workflow ที่ชัดเจนบวกกับแผนงานที่รัดกุม จะช่วยลดความสับสน ลดข้อผิดพลาด และทำให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนเป็นไปอย่างราบรื่นและตรงเวลา

2. การใช้โปรแกรม HR

โปรแกรม HR ช่วยลดความซับซ้อนจากขั้นตอนการคำนวณเงินเดือนแบบเดิมที่ต้องอาศัยการรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลด้วย HR เอง ด้วยระบบอัตโนมัติที่สามารถประมวลผลข้อมูลได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว HumanSoft ก็เป็นอีกหนึ่งแพลตฟอร์มที่ตอบโจทย์การจัดการงาน HR อย่างครบวงจร ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณเงินเดือน การจัดการสวัสดิการ การจัดเก็บเอกสารสำคัญ ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานในเชิงลึก ด้วยระบบที่ใช้งานง่าย ปลอดภัย และสามารถปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการของแต่ละองค์กร ช่วยให้ทีม HR ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดข้อผิดพลาดจากงานเอกสาร และเพิ่มเวลาในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ เพื่อให้องค์กรพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในโลกของการทำงานยุคใหม่

3. จ้างบริการรับทำเงินเดือน

สำหรับองค์กรที่ไม่มีทีม HR เต็มรูปแบบ หรือต้องการความเชี่ยวชาญด้านการคำนวณเงินเดือน การใช้บริการ Payroll Outsourcing ถือเป็นทางเลือกที่คุ้มค่า เพราะนอกจากจะมีผู้เชี่ยวชาญดูแลเรื่องการจัดการเงินเดือนให้พนักงานอย่างครบวงจรแล้ว ยังช่วยลดเวลาในการจัดการงานเอกสาร และเปิดโอกาสให้ HR มุ่งเน้นไปที่การวางกลยุทธ์พัฒนาบุคลากรได้อย่างเต็มที่

บริการรับทำเงินเดือน (Payroll Outsourcing Services) จาก HumanSoft เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่ช่วยให้ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนของคุณรวดเร็ว แม่นยำ และตรงเวลา เนื่องจากเรามีผู้เชี่ยวชาญด้านการทำเงินเดือน ทำให้คุณหมดกังวลกับขั้นตอนการคำนวณเงินเดือนอันแสนจะซับซ้อน ไปจนถึงการจัดทำรายงานต่าง ๆ บริการของเราถูกออกแบบมาเพื่อธุรกิจทุกขนาด โดยเฉพาะ SME ที่ต้องการความแม่นยำ ประหยัดเวลา และลดความเสี่ยงในการทำเงินเดือน

สรุปบทความ 

3 เทคนิคที่ช่วยให้ HR จ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานได้รวดเร็ว แม่นยำ และตรงเวลา ได้แก่ 1.ใช้ Template หรือ Workflow ที่ชัดเจน 2.การใช้โปรแกรม HR และ3.จ้างบริการรับทำเงินเดือน เทคนิคเหล่านี้ช่วยลดภาระในการรวบรวมข้อมูลและลดข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน การวางระบบที่ดีและเลือกใช้เครื่องมือหรือบริการที่เหมาะสม ไม่เพียงช่วยเพิ่มความเร็วและความแม่นยำในการทำงานของ HR แต่ยังสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพขององค์กร ที่ใส่ใจในสวัสดิการและความมั่นคงของพนักงานอย่างแท้จริง